Cos'è il gestionale
È lo strumento web che sostituisce i vecchi file Excel e Word: raccoglie l'anagrafica di tutte le sedi Alleanza e permette di compilare il DVR di ciascuna e di produrre il documento in PDF pronto per la firma.
Ogni sede ha una sua scheda con i dati anagrafici, il DVR (organizzato in sezioni) e le immagini (planimetrie, foto, luogo sicuro). Le modifiche si salvano nel sistema e da lì si genera il PDF finale.
Si cerca una sede, si apre la sua scheda, si compila o aggiorna il DVR, e si scarica il PDF.
Accesso e account
Si entra dalla pagina di accesso con email e password. La casella Ricordami su questo dispositivo mantiene l'accesso per 90 giorni; senza, la sessione dura una settimana.
Chi dimentica la password usa il link Password dimenticata?: riceve via email un collegamento (valido un'ora) per impostarne una nuova. Per cambiarla quando si è già dentro: menu in alto a destra col proprio nome → Cambia password.
I tre livelli di accesso (ruoli)
Ogni account ha un ruolo, che stabilisce cosa può fare. Il ruolo è mostrato accanto al nome in alto a destra.
| Funzione | Operatore (admin) | Gestione utenti (super admin) |
|---|---|---|
| Consultare sedi, compilare e modificare i DVR, caricare immagini, generare e scaricare i PDF | Sì | Sì |
| Creare e modificare una sede | Sì | Sì |
| Archiviare / ripristinare una sede | No | Sì |
| Gestire gli utenti (crearli, cambiarne ruolo/password) | No | Sì |
| Impostazioni globali (Datore di Lavoro / RSPP) | No | Sì |
| Report incongruenze | Sì | Sì |
Esiste anche un terzo ruolo tecnico (developer), riservato allo sviluppatore, con accesso completo.
L'operatore base fa tutto ciò che serve sul DVR e vede anche il Report incongruenze. Le voci che non vede (Utenti, Impostazioni globali) sono riservate a chi gestisce il sistema — non è un errore, è voluto.
Come muoversi
In alto è sempre presente la barra di navigazione con il logo (riporta alla Dashboard) e le voci:
- Dashboard — la pagina iniziale con il riepilogo.
- Agenzie — l'elenco di tutte le sedi.
- Utenti — solo per chi gestisce il sistema.
In alto a destra, il proprio nome apre un menu con Guida, Report incongruenze, Cambia password ed Esci; chi ne ha diritto vede anche Impostazioni globali.
Dashboard
È la fotografia d'insieme. In alto alcuni numeri: sedi in anagrafica, DVR compilati, immagini caricate. Sotto, la sezione Attività di miglioramento riassume gli interventi ancora aperti su tutte le sedi, con schede colorate:
- Scadute e In scadenza ≤ 30 giorni — le più urgenti.
- Liv. Molto alto / Alto / Lieve — quante attività per gravità.
Segue la tabella Attività più urgenti: le prime 15, ordinate dalla più grave e più vicina alla scadenza. Cliccando su una riga si va direttamente al DVR di quella sede.
Scaricare tutti i DVR di una regione
Il pulsante Scarica tutti i DVR (ZIP per regione) apre una finestra con l'elenco delle regioni italiane e, per ciascuna, quanti PDF sono pronti. Si sceglie la regione e si preme Scarica ZIP: si ottiene un unico archivio con tutti i PDF di quella regione.
Si può preparare un archivio alla volta: mentre uno è in preparazione, gli altri restano in attesa. Il download parte direttamente e non rallenta il gestionale.
Elenco delle sedi
Alla voce Agenzie c'è la lista completa. In alto una barra per cercare (per nome, sede, città o codice) e per filtrare per tipologia, provincia o regione Alleanza. Le colonne (Codice, Tipo, Agenzia, Sede, Città) sono cliccabili per ordinare — la freccia indica il verso.
La colonna DVR a destra mostra lo stato del PDF di ogni sede:
- ⬇ Scarica PDF — il PDF è pronto, si scarica subito.
- ⚙ Genera PDF — il DVR è compilato ma il PDF non è ancora stato prodotto: si apre la scheda per generarlo.
- in preparazione… — il PDF si sta generando.
Un clic su qualsiasi punto della riga apre la scheda della sede. Le sedi si mostrano a pagine da 50.
Chi ne ha diritto può archiviare una sede (non si cancella: si nasconde dall'elenco e resta ripristinabile in ogni momento). Le archiviate si vedono col link archiviate in cima alla lista.
La scheda della sede
Aprendo una sede si vedono i dati anagrafici (indirizzo, città, regione, coordinate), la sezione DVR e, in fondo, gli Allegati. Da qui si passa alla compilazione con Apri DVR → e poi ✎ Modifica DVR.
Generare e scaricare il PDF
Il pulsante del PDF cambia in base allo stato:
- Scarica PDF — pronto, con la data di generazione.
- Genera PDF — mai prodotto finora: si preme per crearlo.
- Aggiorna PDF — il DVR è stato modificato dopo l'ultima generazione, conviene rifarlo.
La generazione richiede circa un minuto: il gestionale controlla da solo e, appena pronto, il pulsante torna su Scarica PDF. Nel frattempo si può scaricare la versione precedente.
Immagini: planimetrie, foto, luogo sicuro
In fondo alla scheda, gli allegati sono divisi per tipo: Planimetria sede, Planimetria di emergenza, Luogo sicuro esterno, Foto immobile, Altre immagini. Con + Aggiungi si carica un'immagine (JPG, PNG, WebP, HEIC); il sistema la ottimizza da solo per la stampa. Ogni immagine si può spostare in un'altra categoria, sostituire o eliminare.
La didascalia del luogo sicuro (il testo sotto la foto nel PDF) non si scrive qui, ma dentro il DVR → tab Inquadramento.
Compilare il DVR
La modifica del DVR è organizzata in sei schede (tab). Nella maggior parte, le modifiche si salvano da sole appena si lascia il campo — una piccola icona conferma il salvataggio (✓).
Inquadramento
Dati generali: revisione, rischi sismico/idrogeologico/ambientale, testo del piano emergenze, didascalia luogo sicuro.
Pericoli
La checklist dei requisiti: per ognuno si indica se è verificato o meno.
Valutazione
Gli elementi valutati con probabilità, gravità e il livello di rischio.
Incendio
La documentazione antincendio e il suo stato.
Attività
Gli interventi di miglioramento, generati automaticamente.
Storico import
Sola lettura: com'era il DVR originale importato.
Inquadramento
Contiene i dati generali del documento: numero di revisione e data, descrizione dell'immobile, i tre rischi territoriali (sismico, idrogeologico con frane/alluvioni, ambientale), il Piano di gestione delle emergenze (già precompilato, modificabile) e la didascalia del luogo sicuro esterno. Questa scheda si salva con il pulsante Salva inquadramento.
Pericoli
È l'elenco dei requisiti di sicurezza, raggruppati per capitolo. Per ogni punto si compilano due note descrittive e, soprattutto, le due colonne Uffici e Pertinenze (i percorsi di accesso, scale, cortile, ecc.), scegliendo lo stato:
- Conforme — tutto a posto.
- Da verificare (Alleanza) / Da verificare (Condominio) — non conforme (genera un'attività di livello Alto).
- Non conforme — genera un'attività di livello Molto alto.
- Non pertinente — non si applica a questa sede.
Segnando un punto come non conforme, il gestionale crea da solo l'attività di miglioramento corrispondente (visibile nel tab Attività). Rimettendolo su "Conforme", l'attività si chiude da sola.
Valutazione
Ogni elemento mostra le figure esposte, i rischi e il livello di rischio con il suo colore. Dove previsto si sceglie la situazione rilevata da una tendina (anche più voci insieme); altrimenti si impostano a mano Probabilità (P) e Gravità (G).
Il Rischio (R) non si digita mai: è calcolato in automatico dalla matrice a partire da P e G. Anche se l'etichetta dice "R = P × G", il valore segue la tabella ufficiale del rischio.
Incendio
Un testo introduttivo sul rischio incendio (con pulsante Salva rischio incendio) e, per ogni documento antincendio, una nota libera e lo stato da scegliere in tendina.
Attività di miglioramento
Elenca gli interventi ancora da fare, generati automaticamente dalle non conformità dei tab Pericoli e Valutazione. Ogni attività ha un livello (Molto alto, Alto, Lieve) che ne fissa la scadenza.
Quando l'intervento è fatto si preme ✓ Risolvi. Se l'attività nasce da un pericolo, confermando si segna conforme la voce d'origine e l'attività si chiude (con un avviso di conferma). Se nasce dalla Valutazione, si può indicare cosa è stato fatto, la data e una nota.
Le attività non si creano né si cancellano a mano: nascono e si chiudono solo dalle non conformità. Per farne comparire una nuova, si segna il pericolo o la valutazione corrispondente; per riaprirne una, si rimette la non conformità all'origine.
Storico import (sola lettura)
È la fotografia del vecchio DVR (Excel o Word) così com'era quando è stato importato: non è un registro delle importazioni, ma il contenuto storico del documento precedente. Raccoglie due cose: i pericoli che risultavano problematici (con gli stati Uffici/Pertinenze di allora) e il piano di miglioramento storico — attività, responsabile, date e stato (eseguita, scaduta, in corso).
Questo tab è il passato (il vecchio documento, non modificabile, tenuto per riferimento). La gestione di oggi — le attività vere, da seguire e risolvere — sta tutta nel tab Attività. Sono separati apposta, così i dati importati non si mescolano con il lavoro corrente.
Il rischio e le attività
Il gestionale usa cinque livelli di rischio, ciascuno con un colore, dal meno al più grave:
Non applicabile Trascurabile Lieve Alto Molto alto
Il livello nasce dalla combinazione di Probabilità e Gravità (una tabella 5×5), oppure, nei pericoli, dallo stato scelto. Da questo dipende la scadenza dell'eventuale attività:
- Molto alto → intervento immediato.
- Alto → entro 6 mesi.
- Lieve → entro 1 anno.
I livelli Trascurabile e Non applicabile non generano scadenze.
Datore di Lavoro e RSPP
I nominativi del Datore di Lavoro e dell'RSPP sono uguali per tutti i DVR di Alleanza e si impostano una volta sola in Impostazioni globali (menu in alto a destra, riservato a chi gestisce il sistema).
Si modificano in qualsiasi momento; i nuovi DVR ereditano questi valori e finiscono automaticamente in tutti i PDF.
Utenti e ruoli
Chi gestisce il sistema trova alla voce Utenti l'elenco degli account. Da lì si può creare un nuovo utente (email, password di almeno 8 caratteri, ruolo), cambiare il ruolo, reimpostare la password e attivare/disattivare un account. Un utente disattivato non può più accedere.
Regole di sicurezza: non si può cambiare ruolo o disattivare sé stessi; le email sono uniche.
Report incongruenze
È un controllo di qualità dei dati: confronta, su tutte le sedi, i problemi segnalati nel DVR con le attività di miglioramento aperte, ed elenca i casi in cui i due non combaciano.
Si apre dal menu in alto a destra (col proprio nome) → Report incongruenze, ed è accessibile a tutti gli operatori. Ogni riga indica la sede e il tipo di scostamento:
- Pericolo senza attività — nel DVR c'è un pericolo segnalato come non conforme, ma non risulta un'attività aperta che lo copra. È un problema da prendere in carico.
- Attività senza pericolo — c'è un'attività aperta, ma nel DVR nessun pericolo corrispondente risulta più non conforme: l'intervento potrebbe essere già stato risolto e l'attività andrebbe chiusa.
Non è un elenco di errori del programma, ma una lista di situazioni da rivedere a mano: si apre la sede indicata, si controlla il punto e si sistema (segnando il pericolo, oppure risolvendo l'attività). L'elenco si può esportare in formato CSV.
Molte segnalazioni riguardano DVR importati dai vecchi file Excel, dove i problemi erano già indicati ma le attività non erano ancora state generate dal gestionale. Da qui si vede subito dove serve un allineamento.
Sedi che condividono il DVR
Alcune sedi si trovano nello stesso immobile di un'altra: in questi casi condividono un unico DVR. Sulla scheda compare l'avviso «DVR condiviso con … — stesso immobile. Le modifiche si riflettono su entrambe le sedi».
Modificando il DVR di una si aggiorna anche l'altra: essendo lo stesso immobile è tutto condiviso, testo e immagini comprese.
Domande frequenti
Ho modificato un campo: devo salvare?
Nella maggior parte dei casi no: Pericoli, Valutazione e Incendio si salvano da soli appena si lascia il campo (compare l'icona ✓). Fanno eccezione la scheda Inquadramento e il testo del rischio incendio, che hanno un pulsante Salva da premere.
Perché non riesco a modificare il Rischio (R)?
È voluto: il rischio è sempre calcolato in automatico dalla combinazione di Probabilità e Gravità (o dallo stato del pericolo). Si agisce su P e G, il resto lo fa il sistema.
Non trovo il tasto per aggiungere un'attività.
Non esiste, ed è corretto. Le attività di miglioramento nascono solo dalle non conformità: per farne comparire una, si segna il pericolo o la valutazione corrispondente come non conforme nel relativo tab.
Ho risolto un pericolo e l'attività è sparita. È giusto?
Sì. Quando si segna una voce come conforme (o si preme Risolvi su un'attività nata da un pericolo), l'attività collegata si chiude automaticamente e passa tra le "risolte".
Come genero il PDF e quanto ci mette?
Dalla scheda della sede, pulsante Genera PDF (o Aggiorna PDF se il DVR è cambiato). Ci vuole circa un minuto: il gestionale controlla da solo e avvisa quando è pronto. Intanto si può scaricare la versione precedente.
Il pulsante dice "Aggiorna PDF": cosa significa?
Che il DVR è stato modificato dopo l'ultima generazione del PDF. Il documento scaricabile è ancora quello vecchio: conviene premere Aggiorna per rigenerarlo con le ultime modifiche.
Come scarico tutti i DVR di una regione insieme?
Dalla Dashboard, pulsante Scarica tutti i DVR (ZIP per regione): si sceglie la regione e si scarica un unico archivio ZIP. Un archivio alla volta.
Dove cambio il Datore di Lavoro o l'RSPP?
In Impostazioni globali (menu col proprio nome, in alto a destra). Valgono per tutti i DVR. La voce è visibile solo a chi gestisce il sistema.
Come carico una planimetria o una foto?
In fondo alla scheda della sede, nella sezione Allegati: si sceglie la categoria giusta (planimetria, foto, luogo sicuro…) e si preme + Aggiungi. L'immagine si può poi spostare, sostituire o eliminare.
Dove scrivo la didascalia del luogo sicuro?
Non tra le immagini, ma nel DVR → tab Inquadramento, campo "Didascalia luogo sicuro esterno". Comparirà sotto la foto nel PDF.
Due sedi mostrano lo stesso DVR: è un errore?
No: sono sedi nello stesso immobile che condividono il documento. Un avviso lo segnala sulla scheda. Essendo lo stesso immobile è tutto condiviso: sia il testo del DVR sia le immagini sono gli stessi per entrambe, e ogni modifica vale automaticamente per tutte e due le sedi.
Le sedi sono 806 ma i DVR compilati 800: mancano dei documenti?
No, è corretto. Sei sedi si trovano nello stesso immobile di un'altra e ne condividono il DVR (vedi «Sedi che condividono il DVR»): non hanno un documento a parte perché è lo stesso della sede compagna. Quindi 806 sedi in anagrafica corrispondono a 800 DVR distinti.
Cos'è il "Report incongruenze"?
È un controllo, disponibile a tutti gli operatori, che elenca le sedi dove un problema segnalato non ha un'attività collegata (o viceversa). Serve a individuare i punti da rivedere a mano. Il dettaglio è nella sezione Report incongruenze.
Non vedo le voci "Utenti" o "Impostazioni". Perché?
Sono riservate ai ruoli di gestione. Con un account operatore si fa tutto sul DVR, ma non si vedono quelle voci: è normale.
Ho archiviato una sede per sbaglio: la recupero?
Sì. L'archiviazione non cancella nulla. Dalla lista sedi, link archiviate in alto, si apre la sede e si preme Ripristina.
Ho dimenticato la password.
Dalla pagina di accesso, link Password dimenticata?: si inserisce l'email e si riceve un collegamento (valido un'ora) per impostarne una nuova.